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AGESh : tutoriel et Foire Aux Questions

Aide à l’utilisation de l’application AGESh : tutoriels et questions fréquemment posées.

Article mis en ligne le 18 mai 2021
dernière modification le 27 mai 2021

par Frédéric Simon

Suite à la mise en place de l’application AGESh dans l’académie de Lyon, voici quelques réponses aux difficultés éventuellement rencontrées lors de la saisie des données ou l’utilisation de l’application. Vous pouvez envoyer une nouvelle question (et éventuellement la réponse) en écrivant à frederic.simon@ac-lyon.fr
L’équipe de formation tentera de trouver une réponse le cas échéant et la postera dans cette F.A.Q.
Avant de poster votre question, vérifiez que vous ne trouvez pas la réponse dans le document d’accompagnement que vous pouvez consulter en cliquant sur ce lien.
Par ailleurs, vous trouverez un tutoriel

Onglet Élève

Que faire si je me suis trompé dans la saisie des dates d’une notification en cours de validité ?

Une fois la décision saisie, il n’est plus possible de modifier les dates. S’il y a une erreur la seule solution trouvée pour l’instant, c’est de supprimer et de tout ressaisir.

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Que faire si je me suis trompé dans la saisie des dates d’une notification arrivée à échéance ?

Il est impossible de modifier ni de supprimer une notification qui est arrivée à échéance.

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Lorsque je complète l’historique de scolarisation d’un élève qui appartenait avant à un autre secteur que le mien je ne peux pas choisir le dispositif ULIS de l’établissement dont il dépendait. Comment faire ?

On ne peut effectivement pas rattacher l’élève au dispositif existant dans cet établissement. L’application ne propose que « classe ordinaire ou autre ». Un message d’alerte apparaît d’ailleurs dès qu’on choisit un établissement n’appartenant pas à notre secteur d’intervention « Attention Il est impossible d’utiliser le(s) dispositif(s) ULIS dans cet établissement car il est hors de votre secteur. » . Afin de quand même faire apparaître que l’élève avait une scolarité différente, choisir « autre » comme modalité de scolarisation.

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Module PPS : lors d’un constat ERSH pourquoi la date d’effet qui correspond à la date sur la notification est refusée ?

Pour effectuer un constat valide, il faut décaler d’un jour la date d’effet. Une notification qui démarre le 1er septembre ne peut effectivement être mise en œuvre qu’à partir du 2 septembre.

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Module ESS : comment générer une feuille d’émargement ?

Il s’agit au préalable de saisir tous les participants à l’ESS puis en retournant sur l’ESS, on peut imprimer la feuille d’émargement en cliquant sur "générer la feuille d’émargement".

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Module ESS : comment imprimer une invitation pour les familles qui n’ont pas d’adresse mail ?

Si l’on clique sur "générer le courrier" un courrier avec en tête tous les invités à l’ESS sera généré, alors que si l’on clique sur "générer les invitations" une invitation par personne invitée sera générée, que l’on peut imprimer directement pour l’envoyer par courrier papier. Il faudra aussi que pour chaque invité on précise si l’on veut l’inviter par mail, par courrier ou par téléphone.

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Ajouter une scolarisation / Modalité de scolarisation : Le dispositif ULIS n’est pas proposé sur un établissement de mon secteur qui en possède pourtant un...

C’est un oubli de saisie lors de la constitution de la base. Il faut le signaler au secrétariat de l’IEN ASH du bassin concerné. C’est lui qui pourra procéder à l’ajout en tant que "superviseur affectation scolaire".

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Module PPS : différence entre préconisation et décision ?

La MDPH du Rhône édite peu de préconisation plutôt des décisions. Il convient alors de saisir plutôt des décisions, sauf si le document énonce bien une préconisation.

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Onglet Partenaires

Que faire si un partenaire n’apparaît pas dans l’annuaire partagé ?

Il convient de le créer.
Onglet "Partenaires", cliquer sur "Ajouter".
Renseigner les différents champs et valider. Une seconde fenêtre s’ouvre alors pour affiner le profil de ce partenaire. On peut alors préciser sa profession et son adresse.

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Que faire si je me suis trompé dans une fiche partenaire de l’annuaire partagé ?

Deux possibilités :
1. Il y a une erreur dans la partie « partenaire » : dans ce cas là cliquer à droite dans la colonne « actions » sur modifier. On peut alors faire toutes les corrections nécessaires.
2. Il y a une erreur dans la partie « profil », cliquer sur « modifier » en bleu en bas du profil concerné. Tout est alors modifiable SAUF la fonction. Si c’est cette donnée qui est erronée il faut alors supprimer le profil et recommencer.

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Onglet Référentiels

Que faire si je ne trouve pas une structure dans l’annuaire partagé ?

1. Vérifier son orthographe ( parfois SESSAD parfois S.E.S.S.A.D par exemple).
2. Si malgré plusieurs essais , elle n’apparaît toujours pas, le signaler à la DSI qui fait remonter l’absence au niveau national pour permettre le correctif à la prochaine mise à jour. Structures absentes déjà signalées : La Maisonnée (Francheville), Médipôle (Villeurbanne), le SMAEC par exemple.

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